Signer un contrat de travail ne transforme pas instantanément un candidat en salarié conforme à la loi. Même en cas d’urgence, chaque étape compte et l’improvisation n’a pas sa place face aux obligations réglementaires. Voici comment embaucher un salarié dans les règles, sans faux pas, ni mauvaises surprises.
Bien préparer et diffuser l’offre d’emploi
Avant toute embauche, la première étape consiste à rédiger une offre d’emploi complète et conforme. La date de diffusion doit figurer clairement, et ce, même si l’annonce reste en interne. On détaille l’identité de l’entreprise, la nature du poste proposé, les compétences et qualités attendues chez le futur salarié. L’annonce expose aussi les conditions de travail et les modalités précises à suivre pour postuler. Ces éléments ne peuvent être laissés de côté.
Pour un recrutement qui s’ouvre à l’externe ou à l’international, prendre le temps de rédiger une offre transparente et conforme à la réglementation permet d’éviter bien des écueils. Se renseigner sur les conditions de travail associées au poste et sur les particularités du recrutement s’impose. Lorsque le doute s’installe, il peut être judicieux de faire appel à un avocat droit du travail pour sécuriser la rédaction de l’offre et du processus de sélection. Après cette phase, l’entretien devient inévitable : il peut se tenir individuellement ou collectivement, et la présence de plusieurs évaluateurs n’a rien d’inhabituel.
Les démarches déclaratives avant l’entrée en poste
Une fois le candidat choisi, il reste à s’occuper de formalités administratives incontournables. Première obligation : déposer une déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF. Cette étape enclenche plusieurs démarches automatiques, dont l’immatriculation du salarié à la CPAM et la demande d’adhésion au service de santé au travail.
Impossible de contourner cette formalité : l’entreprise ne peut légalement faire travailler son futur collaborateur sans avoir transmis cette déclaration, en ligne ou par courrier recommandé avec accusé de réception. L’inspection du travail doit également être informée de cette embauche, sous peine de sanctions.
Les étapes qui suivent avant la prise de poste
Avant de confier ses premières missions au nouvel arrivant, d’autres démarches sont à prévoir. Après avoir attribué un poste, l’employeur organise une visite d’information et de prévention. Ce rendez-vous permet de sensibiliser le salarié aux risques liés à ses futures fonctions, tout en vérifiant son état de santé.
Lors de cette visite, l’employeur peut aussi remettre le document unique d’évaluation des risques professionnels. Il est indispensable de présenter au salarié l’emplacement des affichages obligatoires dans l’entreprise, consignes, contacts, procédures. Ces documents peuvent également lui être remis sous format papier ou envoyés par courriel, afin de garantir son information.
La rédaction du contrat de travail
Impossible de s’arrêter là. Le contrat de travail doit être rédigé par écrit avant toute prise de fonction. Omettre cette formalité expose l’employeur à des sanctions financières pouvant grimper jusqu’à 3 150 euros. Ce contrat ne se réduit pas à une simple formalité : il doit comporter plusieurs mentions indispensables.
On y retrouve le type de contrat, les coordonnées respectives de l’employeur et du salarié, la date de début, le lieu d’exercice, la description précise du poste ainsi que toutes les conditions relatives au travail. D’autres éléments doivent apparaître : les coordonnées de la caisse de retraite complémentaire, de l’organisme de sécurité sociale, et la convention collective applicable doit être jointe au document.
Embaucher en toute légalité, c’est accepter la rigueur des procédures mais aussi protéger durablement son entreprise et ses équipes. Chaque étape respectée, c’est un risque en moins, et un climat de confiance qui s’installe dès le premier jour. Les formalités, loin d’être un simple rituel, posent les bases d’une relation claire et solide, prête à affronter les imprévus du quotidien professionnel.
